Workshops conferentie Doen wat nodig is, hoe organiseer je dat?

Bas van Delden
16-12-2019

Tijdens de conferentie worden verschillende workshops aangeboden, verdeeld over 3 workshoprondes.

Hieronder vindt u een korte omschrijving van de workshops:

1. Helderheid over ‘de bedoeling’
Gespreksleider Bas van Delden; spreker Eric ten Hulsen (gemeente Amsterdam)
Doen wat nodig is vergt (bestuurlijk) leiderschap: de bedoeling uitdragen, opdracht geven om daarnaar te handelen en bereid zijn daar de condities voor te scheppen. Uitdragen dat wanneer de routines, regels en systemen die prima werken voor de 90% in strijd met de bedoeling uitpakken, daarvan afgeweken mag worden. En mandaat geven om dan - veelal samen met andere organisaties - een passende oplossing te vinden. Hoe geef je dat als bestuurder niet alleen eenmalig maar systematisch vorm?

2. Signaleren wanneer afwijken nodig is
Gespreksleider Marjoka van Doorn; spreker Arre Zuurmond (Ombudsman Metropool Amsterdam)
Hoe organiseer je dat signalen dat het niet goed gaat tijdig herkend en opgepakt worden? Kan dat wel als veel processen gedigitaliseerd zijn? En vervolgens: hoe geef je triage vorm, waar in het proces en welke formule hanteer je daarbij? Met als lastige vragen onder meer: hoe organiseer je dat signalen van buiten de organisatie binnenkomen; hoe integraal kijk je daarbij; wie mag beslissen dat afwijken nodig is? Welke oplossingen kennen we hiervoor?

3. Handelingsruimte creëren voor maatwerk en vakwerk
Gespreksleider Alinda van Bruggen; spreker Jack Kruf (PRIMO)
Hierbij gaat het over het aangeven van ruimte en grenzen voor het ‘doen wat nodig is’: bevoegdheden, middelen en contacten; (helpen ontwikkelen van) repertoire; sturen op competenties; etc. En hoe maak je dit hanteerbaar naast de bestaande gestandaardiseerde routines? Wat kunnen we daarover leren vanuit inzichten rondom ‘high reliability organisation’ over wat bestuurlijk en vanuit het management nodig is om daarvoor ruimte te creëren? Wat zijn de ervaringen en inzichten van deelnemers in hun eigen werkpraktijk?

4. Verantwoording over maatwerk en vakwerk
Gespreksleider Christian van den Berg; sprekers Jan Braam (sociaal domein Zoetermeer) en Judith Oudshoorn (projectleider)
Hierbij gaat het over de vraag hoe je in je verantwoordingssystematiek omgaat met niet-standaard oplossingen: hoe voorkom je dat ‘doen wat nodig is’ aan de achterkant een enorme bureaucratie vraagt of juist te oncontroleerbaar is? Welke verantwoording vraag je als manager of bestuurder van de uitvoering? En hoe verantwoord je als bestuurder het toegepaste maatwerk naar stakeholders en naar de media? Wat kunnen we leren van inspirerende voorbeelden zoals de Zoetermeerse aanpak van procescoördinatie en van de ervaring van de deelnemers? We gaan hierbij onder meer in op vraagstukken als maatwerk-willekeur, precedentwerking, onderscheid rakkers en stakkers en de risico-regelreflex.

5. Vertrouwen creëren
Gespreksleider Marco de Vlaming; spreker An Theunissen (St. Jeugdteams Zuid-Holland)
In deze workshop gaat het over de vraag hoe je als bestuurder en leidinggevende het benodigde vertrouwen creëert: van de professional in zichzelf en zijn team, in zijn organisatie en in de rugdekking van ‘de top’ maar ook omgekeerd!  Daarbij kunnen we gebruik maken van o.m. onderdelen van Semco. Onder welke voorwaarden ben je als bestuurder maar ook als manager bereid om vertrouwen te geven? Hoe kom je tot gedeelde waarden die daarvoor nodig zijn?

6. De politieke en de ambtelijke werkelijkheid verbonden houden
Gespreksleider Harry ter Braak; spreker Coen van der Louw (SVB)
Doen wat nodig is vanuit het perspectief van de burger vraagt ook besef van de verschillende werkelijkheden waarin verwachtingen van de politiek en de ambtelijke organisatie niet zomaar verbonden zijn en blijven. Daarin zul je als bestuurder en als manager moeten zorgen voor extreem stakeholder alignment. Hoe doe je dat? Wie heeft daarbij welke rol? En hoe doe je dat vooral naast de bestaande werkpraktijk?

7. Systeemleren aan de hand van maatwerk
Gespreksleider Paul Geertsema; spreker Maartje Kemme (strategisch beleidsadviseur SVB)
Van situaties waarin afwijken van routines nodig is, valt vaak veel te leren om het systeem te verbeteren. Hoe kun je systeemleren organiseren zonder dat dat een enorme ballast wordt voor de professional (als je voor elke uitzondering een evaluatietraject door moet, werp je daarmee extra barrières op)? Welke inzichten over lerende organisaties kunnen we hier gebruiken? Wanneer moet je hierbij ook uitkijken voor de risicoregelreflex?

 

Naast de 7 bouwstenen-workshops, nog 2 andere workshops.

8. De praktijk: Je hebt genoeg eelt op je voorhoofd nodig
Gespreksleider: volgt.  Spreker: Jan van Oosten (Leger des Heils)
Vanuit zijn ervaring als manager bij het Leger des Heils vertelt Jan van Oosten over de kunst snel praktische oplossingen te bieden in onvoorspelbare situaties. Als je dat niet doet, worden de problemen steeds groter en moeilijker op te lossen. Het vraagt veel creativiteit om ‘binnen de lijnen’ oplossingen te realiseren. De kunst is de grote lijnen te zien, de omgeving goed in beeld te hebben en niet klein te denken maar wel klein te doen. Als je kaders schept krijg je blinde vlekken, maar kun je ook ruimte zien. Dat vraagt veel drive, moed en doorzettingsvermogen en je niet laten weerhouden door oppervlakkige excuses. 

9. Aan de slag met vraagstukken van deelnemers
Gespreksleider: Frank Tromp
In deze workshop gaan de deelnemers zelf samen aan de slag met door hen ingebrachte vraagstukken waarin bestaande procedures, regels en systemen in de praktijk leiden tot ongewenste resultaten. Daarbij wordt de collectieve ervaring en kennis van de groep aangeboord om nieuwe inzichten te krijgen op de oorzaken en de mogelijke oplossingen. Het vraagstuk wordt van alle kanten belicht om duidelijk te krijgen ‘wat nodig is’, welke blokkades optreden om dit te doen en welke voorwaarden nodig zijn voor realisatie van maatwerkoplossingen die wel tot het gewenste resultaat kunnen leiden.

 

Doen wat nodig is; het klinkt zo eenvoudig….

Doen wat nodig is betekent vooral steeds op zoek blijven naar de bedoeling achter wetten, regels en systemen.

Het vraagt gezond verstand, een warm hart en een stevige dosis lef. Zeker omdat je als bestuurder steeds vaker onder het vergrootglas van (sociale) media ligt en het heel verleidelijk is incidenten te vergroten en symbool te laten zijn voor alles wat nog niet goed gaat. Op dit moment wordt de zorg voor kwetsbare (jonge) mensen gekaapt door financiele zorgen.

Over een jaar moeten we met de omgevingswet aan het werk kunnen en krijgt de energietransitie steeds meer handen en voeten. Deze uitdagingen kunnen we nooit goed aan als we vast blijven houden aan instituties en manieren van doen uit het verleden. We zullen onszelf in nieuwe vormen van samenwerking en met anderen steeds opnieuw uit moeten vinden.

Gelukkig houden we 1 vaste waarde: besturen is mensenwerk. En als we elkaar juist als het nog niet zo spannend is opzoeken dan vinden we elkaar ook makkelijker als het er echt op aan komt. - (Keynote speaker; Liesbeth Spies – burgemeester Alphen aan den Rijn) 

 

  • Bas van Delden
    Bas van Delden
    adviseur