Hackaton Hoogeveen levert besparingen in sociaal domein

Interview met gemeentesecretaris en algemeen directeur Nanne Kramer

Alinda van Bruggen

Net als vele andere gemeenten werd de gemeente Hoogeveen dit jaar geconfronteerd met grote en oplopende tekorten in het sociaal domein. In april constateerden B&W en directie op basis van de resultaten van het eerste kwartaal dat fors bezuinigen nog dit jaar noodzakelijk was om te voorkomen dat de gemeente financieel de ondergrens zou passeren. De directie van Hoogeveen koos voor een bijzondere aanpak om snel tot een samenhangend pakket van bezuinigingsmaatregelen te komen.

Gemeentesecretaris Nanne Kramer

Wat vooraf een schier onmogelijke opgave leek (vind structureel 9 miljoen euro op jaarbasis en voor 2019 al 5 miljoen binnen de begroting van het sociaal domein) bleek haalbaar in een hackaton waaraan 70 medewerkers en het voltallige college van B&W deelnamen. In 24 uur tijd werd in 10 teams gewerkt aan het samenstellen van een samenhangend, maatschappelijk en politiek acceptabel pakket van bezuinigingen waarmee een sluitende begroting voor het sociaal domein realistisch werd.


Algemeen directeur Nanne Kramer: “Het idee om een hackaton te organiseren om tot een invulling van de benodigde bezuinigingen te komen werd door het bestuur meteen omarmd. Anderen reageerden in eerste instantie verbaasd. Reden om voor deze onorthodoxe aanpak te kiezen was voor mij het besef dat het vinden van voldoende bezuiningsmaatregelen niet de enige opgave was, maar dat het misschien wel even belangrijk was om te voorkomen dat er een sfeer van somberheid en defaitisme rond het sociaal domein zou ontstaan. We hadden juist in deze situatie energie, creativiteit en lef nodig van zowel de organisatie als het bestuur. De keuze voor het organiseren van een hackaton was daardoor ingegeven.


We hebben onze eigen variant gemaakt van het klassieke concept van een hackaton. Zo hebben we gekozen om te werken van dinsdagmiddag tot woensdagmiddag 17.00 uur, waarbij we ’s avonds wel tot laat doorgingen en ’s ochtends vroeg weer begonnen, maar zonder ook ’s nachts door te gaan. Wel zaten we op een externe locatie. De teams werkten allemaal aan dezelfde opdracht, met als competitie-element welk team het hoogste totaalbedrag wist te bezuinigen met een realistisch pakket aan maatregelen. Om de gekozen oplossingen te toetsen hadden we op de middag van de tweede dag een aantal juristen en financials uitgenodigd die de oplossingen van alle teams hebben getoetst op juridische haalbaarheid en financiële effecten. Tussentijds kwamen inspirerende gastsprekers langs waarmee de teams in gesprek konden en was er een regiegroep die voortdurend de voortgang, resultaten, stemming en energie bij de teams in de gaten hield, tussenstanden publiceerde, de teams aanmoedigde en adviseerde. Soms door zelf aan te schuiven, meestal via de appgroepen die voor de hackaton waren aangemaakt. En natuurlijk was er af en toe een energizer. Zo kwam de sport- en beweegcoach van de gemeente langs om met de deelnemers een kwartiertje te gaan line-dancen, werd er gevoetbald en gefrisbeed, en was ook de catering goed geregeld.


We waren en zijn erg blij met het resultaat van de hackaton. Niet alleen heeft het een uitstekende basis opgeleverd voor een realistisch en samenhangend pakket aan maatregelen, het is ook een cultuurinterventie gebleken. Doordat tijdens de hackaton medewerkers die gewoonlijk eigenlijk nooit samenwerken als teamgenoten werkten, zijn nieuwe verbindingen ontstaan waarmee een aantal blinde vlekken en niet-effectieve routines in de organisatie doorbroken zijn. Maar vooral is veel energie blijven hangen doordat deelnemers ervaren hebben dat het echt ànders kan en anders mag in onze organisatie, wanneer dat meer oplevert. Die ervaring, en onderdelen van de hackaton-werkwijze, hebben we inmiddels ook op andere opgaven opnieuw toegepast en willen we vaker gaan inzetten.


Belangrijke succesfactoren waren onder meer de aanwezigheid en steun van het college bij deze exercitie; het uitstekende voorwerk dat door de eenheid Dienstverlening en Activering was gedaan om een groot aantal mogelijkheden te identificeren en te beschrijven; het buiten reguliere tijden, teams en context werken; en de continue procesbegeleiding door de regiegroep.”