Overdrachtsdossiers voor nieuwe raden

Harry ter Braak, Erik Koopman, Mark de Vries
26-4-2018

De gemeenteraadsverkiezingen brengen een belangrijk overdrachtsmoment van de oude naar de nieuwe raad met zich mee. Vaak wordt vanuit de ambtelijke organisatie een raadsoverdrachtsdocument gebruikt om de nieuwe raad te informeren over wat ze de komende periode te wachten staat. Aangezien na de gemeenteraadsverkiezingen een flink deel van de raadsleden vervangen wordt, biedt een goed overdrachtsdossier de kans om de nieuwe raadsleden snel op de hoogte te brengen. Maar ook voor anderen kan het nuttig zijn, door zichtbaar te maken wat speelt in de gemeente en de omgeving, en waar de raad mee aan de slag moet. 

Wij hebben een steekproef van gemeenten genomen, en van deze gemeenten de overdrachtsdocumenten bestudeerd. Begrijpelijkerwijs bestaat er een grote diversiteit tussen de invalshoeken van de diverse documenten.
In die diversiteit zien wij drie hoofdbestanddelen terug, waarvan we zeggen dat een goed overdrachtsdossier ze bij voorkeur alle drie bevat. In de meeste gemeenten komen één of twee bestandsdelen terug.

  1. De financiële stand van zaken en/of lopende dossiers. Het gaat hier onder andere om de inhoudelijke thema’s waar de raad mee bezig is geweest (van de aanleg van een nieuwe rondweg tot ‘grotere’ thema’s als het sociaal domein en de Omgevingswet) en thema’s die naar verwachting op het bordje van de komende raad terechtkomen.
  2. De relevante politiek/bestuurlijke processen, waarin aandacht wordt besteed aan de diverse processen, commissies en een verslag van de voortgang van de bestuurlijke vernieuwing. Hierbij is vaak ook aandacht voor de geschiedenis en de voortgang van de lopende activiteiten in de gemeente.
  3. Trends en ontwikkelingen met statistische onderbouwing, waarbij wordt ingegaan op de ontwikkelingen op de langere termijn.

Het eerste hoofdbestandsdeel betreft de financiële en (beleid-)inhoudelijke stand van zaken van de gemeente. Hierbij komen vaak thema’s voorbij als de invoering van de Omgevingswet, de organisatorische doorontwikkeling in het sociaal domein (of de transformatieopgave) en regionale samenwerkingen. Opvallend is dat de aandacht voor de Omgevingswet vaak redelijk oppervlakkig blijft, terwijl dit de komende periode een aantal fundamentele keuzes vraagt van raadsleden en veel betekent voor de rol van de raad (zie bijvoorbeeld dit artikel met adviezen over dit thema). Het onderwerp ‘klimaat’ krijgt overal aandacht. Wel is deze aandacht vaak zeer operationeel van aard en denkt men vanuit de huidige situatie, maar er zijn ook voorbeelden van gemeenten die het onderwerp vanuit een strategische en vernieuwende invalshoek aanpakken. Opvallend is dat digitalisering als thema en de gevolgen hiervan voor de gemeentelijke organisatie en het bestuur relatief weinig worden genoemd. Hier liggen bovendien serieuze risico’s waar in enkele grote steden al “resiliance”(om kwetsbaarheid te verminderen van bv hacken te voorkomen) managers voor zijn aangesteld. Wel komt vaak de veranderende verhouding met de samenleving aan de orde. De veranderde verhouding stelt de gemeenten voor serieuze opgaven en andere werkwijzen.

Het tweede hoofdbestandsdeel zijn de regels en procedures waar de raad mee te maken gaat krijgen. Het gaat hier bijvoorbeeld over soorten vergaderingen en commissies, afstemming met college en ambtelijke organisatie, maar in enkele gevallen ook om de rol van de raad in de nieuwe Omgevingswet. Een aantal gemeenten kiest ervoor om ook lessen van de oude raad aan de nieuwe op te nemen. Het gaat hier bijvoorbeeld om tips voor effectief vergaderen en het bewaken van de balans tussen werkdruk en van zoveel mogelijk op de hoogte zijn.

Vooral bij de wat grotere gemeenten zien we dat het derde bestandsdeel terug: een omgevingsscan van de gemeente die zich richt op de grotere trends en ontwikkelingen. Deze analyse geeft een statistische onderbouwing van de staat van de gemeente, en wat dit betekent voor de opgaven waar de gemeente voor komt te staan. Met big data wordt het steeds meer mogelijk om trends in de samenleving te identificeren, waardoor de gemeente gerichter en meer ‘fact-based’ beleid kan voeren. Bovendien krijgt de gemeenteraad zo meer inzicht in de lange termijnopgaven van de gemeente, in plaats van slechts de lopende zaken. Belangrijke verschuivingen worden zichtbaar en nodigen uit er op te anticiperen en reageren in het beleid en levert soms financiële uitdagingen. Vooral in het sociaal domein zijn de mogelijkheden voor data-analyse groot. Zo is het mogelijk om met bestaande (geanonimiseerde) data verrassende verbanden te leggen, die vaak vrij accuraat trends kunnen voorspellen. Meerdere gemeenten hebben al aangetoond op deze manier gerichter in te kunnen zetten op bijvoorbeeld schuldhulpverlening en jeugdhulp, maar ook op fraudebestrijding[1].

Wat verder opvalt is dat nauwelijks aandacht wordt besteed aan de organisatorische opgave die het inzetten en koppelen van datastromen met zich meebrengt. Echter, het omzetten van de veelheid aan beschikbare data in bruikbare beheers- en stuurinformatie vereist andere competenties en werkwijzen in een gemeente. Scherpe strategische keuzes (met bijbehorende investeringen) zijn van belang om in de gegevensanalyse stappen te kunnen zetten. De raad hier vroeg in meenemen, bijvoorbeeld in een overdrachtsdossier, kan helpen.

Op basis van de analyse kunnen we zeggen dat alle bestandsdelen belangrijk zijn voor nieuwe raadsleden, maar dat vooral met een goede omgevingsscan een overdrachtsdocument echt een meerwaarde kan bieden. De gemeenten die deze scan gedaan hebben, tonen aan een rijkere overdracht te kunnen doen aan de nieuwe raad, gebaseerd op de grotere opgaven waar de gemeente mee te maken krijgt. Zo krijgen deze raadsleden een adequate en politiek-neutrale basis om hun raadswerk te doen.

Een omgevingsscan kan niet alleen nuttig zijn voor de eigen gemeente, maar ook voor de gemeenten in de regio. Hoewel we in enkele gevallen al wel zien dat nadrukkelijk de regionale trends gezocht worden, is hier voor de meeste gemeenten nog veel te winnen. We snappen dat het voor kleinere gemeenten lastig is om zelf een uitgebreide omgevingsscan te doen, maar het is wel mogelijk om voordeel te halen uit de omgevingsscan van de grotere buur- of regiogemeente. Bovendien kunnen ook kleinere gemeenten beter gebruik maken van de beschikbare data dan nu het geval is. Een aantal keren is een regionaal overdrachtsdossier opgesteld, waarbij wordt ingezoomd op de regionale opgaven en de gevolgen hiervan voor de samenwerking.


[1] Zie bijvoorbeeld WRR (2016), Big data voor fraudebestrijding.

Deel deze pagina
  • Harry ter Braak
    Harry ter Braak
    vennoot
  • Erik Koopman
    Erik Koopman
    adviseur
  • Mark de Vries
    Mark de Vries
    adviseur