Perspectieven op goede informatie

Harry ter Braak
14-12-2017

Goede informatie krijgen in een tijd van overvloed vraagt veel van mensen en organisatie. Strikwerda en ten Wolde bespreken integriteit en adviseren commissarissen en bestuurders over de realisatie ervan in organisaties. De Studiegroep Informatiesamenleving en Overheid adviseert over een succesvolle ontwikkeling van de digitalisering bij de overheid. Franssen en Arets bieden een maturiteitsmodel voor management control in situaties waarin organisaties het beheer op orde willen houden en innoveren tegelijkertijd.

Verplichte LiteratuurHans Strikwerda, Jaap ten Wolde, Verplichte literatuur voor commissarissen en bestuurders, Professionaliteit in governance, Vakmedianet Deventer

Hans Strikwerda en Jaap ten Wolde leveren een goed boek over integriteit resulterend in achttien even praktische als verantwoorde adviezen als laatste hoofdstuk (8). Ze leggen uit waarom het zo vaak mis gaat (1). Wat integriteit is (2). Wat het in de praktijk is (3). Wat het vraagt van de professionele commissaris (4). Maar ook welke soorten organisaties en toezicht te onderscheiden zijn (5). Integer besturen stelt eisen (6). De bijdragen van andere personen en organen krijgen ook een apart hoofdstuk (7). “Regel is regel” is geen integer uitgangspunt. Gedetailleerd omschreven geboden en verboden dragen zelden bij. De auteurs maken een helder onderscheid tussen de karakteristieken van een compliance strategie en een integriteitsstrategie en de implementatie van beide. De auteurs krijgen jeuk als ze te veel informatie krijgen.

 

 

 

Met vijftig heldere signaleringen roepen Hans en Jaap de lezers op kritisch te zijn. Ze introduceren drie niveaus van integriteit. Die van de persoonlijk integriteit van een privépersoon, die van de persoonlijke integriteit als lid of representant van een organisatie en die van de integriteit van een organisatie.


De auteurs zijn kritisch op de Nederlandse Corporate Governance Code uit 2016. Wat ze beargumenteren door te wijzen op de beperkte visie, die zich te veel focust op de stakeholders en te weinig op het algemeen belang. De interpretatie van integer gedrag beperkt tot dat van compliance en zich te veel richt op de regels en te weinig op verantwoordelijkheidsgevoel. De auteurs bieden een gedragscode met slechts vijf regels. Daarbij nemen ze het woord cultuur overigens met een korreltje zout. Ze adviseren te stoppen met het manipuleren van medewerkers door cultuurprogramma's, maar open en helder te zijn. Door gebruik te maken van bekende en nieuwe zich ontwikkelende technieken uit de managementwetenschappen, die vragen om een veilig psychologisch klimaat en een klokkenluidersregeling, in systemen gecodificeerde normen met streef en grenswaarden, met regelmatige interne audits, vertrouwenspersonen, enquêtes onder medewerkers en een bestuur dat waar daar aanleiding voor is ingrijpt. Sanctiebeleid wordt uit gewerkt.


De professionele commissaris is rol bewust. Een sprekende typologie wordt uitgewerkt. Deze heeft het proces van toezicht houden onder de knie, kennis van het menselijke gedrag en toegang tot de relevante informatie. Kernvragen worden toegelicht en de adviestaak uitgewerkt. De digitale commissaris heeft een plek. De werving en het inwerken van een nieuw lid van de RvC wordt beschreven, tot en met waarom vrouwen betere commissarissen zijn. In een kort hoofdstuk wordt in gegaan op de verschillende soorten van organisaties en wat die aan toezicht vragen. Opnieuw kritisch naar gehanteerde begrippen in de praktijk zijn Hans en Jaap als zij stellen dat de vaak gehanteerde term "verzelfstandiging" in het geval van incorporatie van een overheidsdienst neoliberale ideologie representeert die veel verwarring veroorzaakt. Zeker voor de toezichthouder. Al met al een goed toegankelijk en onderhoudend boek, met als boodschap dat integriteit is gebaseerd op morele autonomie.


Maak Waar Maak Waar! Studiegroep Informatiesamenleving en Overheid, april 2017
Met de oproep Maak waar! legt deze Studiegroep een forse claim op zittende en komende bestuurders op politiek en ambtelijk niveau, bij alle overheden. Digitalisering heeft veel positieve effecten op het functioneren van de samenleving, en kan een grote bijdrage leveren aan de productiviteit, werkgelegenheid en het maatschappelijk welzijn (OECD 2017). De Nederlandse overheid is vooralsnog onvoldoende toegerust op deze digitale transformatie. De grote maatschappelijke impact van digitalisering staat onvoldoende op het netvlies van bestuurders en politici en is door de bank genomen geen integraal onderdeel van hun denken en doen (AWTi 2015). De vrijwel ontbrekende aandacht voor digitalisering in de diverse partijprogramma’s voor de Tweede Kamerverkiezingen 2017 is illustratief. Conform de opdracht richt het rapport zich op de digitale basisinfrastructuur, digitale dienstverlening en het digitale leiderschap van de overheid. Bij dienstverlening doelen ze in dit rapport daarbij expliciet op dienstverlening aan zowel burgers als ondernemers en bedrijven.


Trends worden beschreven en de uitdagingen gedefinieerd. De digitale overheid verlaat zich daarbij op een ecosysteem van overheidspartijen, niet-gouvernementele organisaties, het bedrijfsleven, organisaties van burgers, en individuen die door de interactie met de overheid bijdragen aan de productie en de toegang tot data, diensten en content. De werking van dit ecosysteem is beslissend voor de mate waarin de overheid erin slaagt om digitale technologie te gebruiken en in te zetten voor burgers en bedrijven. Digitalisering van de overheid vergt een radicale omkering van houding.

De digitale basisinfrastructuur (Generieke Digitale Infrastructuur, GDI) wordt bestempeld tot vitale infrastructuur
voor Nederland. De financiering moet inclusief doorontwikkeling en innovatie, structureel geborgd worden.
Alle bewindslieden en bestuurders bij de medeoverheden moeten zich realiseren dat ICT en digitalisering kern zijn van hun primaire processen; in de zorg, in de veiligheid, in infrastructuur, in het sociaal domein, et cetera; en dat zij daar ten volle verantwoordelijk voor zijn. ‘Eén overheid’ in dienstverlening en uitvoering naar en voor burgers en bedrijven, dat is wat verdere digitalisering van de overheid moet bewerkstelligen.


Digitalisering is daarmee een opdracht aan de overheden gezamenlijk; het is een interbestuurlijke verantwoordelijkheid. De ontwikkeling en besluitvorming zal door gemeenten, rijk en andere overheden hand-in-hand moeten worden opgepakt. De digitale overheid is een "board room decision". De taakopdracht is breed: op programmatische basis bijeenbrengen hoe de economie en de overheid zo productief mogelijk te digitaliseren en tegelijkertijd publieke belangen borgen. Het rapport biedt een basis voor het inrichten van een programmering cyclus, een meerjarig overheid breed programma met jaarlijkse updates en digitaliseringprogramma’s voor inhoudelijke domeinen. Dat maakt acties voor de ontwikkeling van de Digitale Overheid concreet. Voor bestuurders, controllers, managers in het publieke domein is dit een belangrijk rapport.


Management ControlMaurice Franssen, Michelle Arets, Management control, dynamisch balanceren tussen basis op orde en innovatie, Vakmedianet, Deventer, 2015
Samen met vijftien andere auteurs brengen Maurice en Michelle inzicht in wat management control nu vraagt om enerzijds de basis op orde te hebben en anderzijds te innoveren. Operational effectiveness en innovatie vormen de uitdaging. Beide werelden hebben een eigen karakter en vragen om een andere manier van management control. Het is de uitdaging voor organisaties de juiste benadering op beide gebieden te hanteren. Wie de basis niet op orde heeft verliest zoveel energie aan het blussen van de brandjes dat hij onvoldoende toekomt aan innovatie en in de organisatiehoek vaak ook aan geloofwaardigheid in boet op een hoog volwassenheidsniveau te ontwikkelen. Daarvoor leveren de auteurs een nieuw maturiteitsmodel.


Organisaties die innoveren hebben de neiging incidentele overzichten te gaan maken, zonder dat duidelijk is of deze echt waarde toevoegen voor de organisatie. Processen dreigen om mensen heen georganiseerd te worden en uitzonderlingen op gemaakte afspraken worden toegestaan. Er wordt naar gestreefd alle risico's in kaart te brengen en vooral te beheersen. Maar daarmee wordt eenvoudig probleem ingewikkeld gemaakt. Het management control systeem dient in dezelfde mate ontwikkeld te worden als de organisatie zelf. Er zal een juiste mix tussen analyserend vermogen, verandervermogen en transformatie moeten komen met mensgerichte en instrumentele controles in een dynamische en effectieve balans.


Alle bekende literatuur krijgt een plek. Vrijwel elk hoofdstuk wordt afgesloten met de consequenties voor het maturiteitsmodel, met tips, een literatuurlijst en een casus waarin het beschrevene wordt geïllustreerd. De complexe realiteit wordt vereenvoudigd. Dat betekent dat de managementactiviteiten ook gericht moeten zijn op het aannemen van mensen die de benodigde op ontwikkeling gerichte ervaring en aangeboren eigenschappen hebben en op gedragsbeïnvloeding. Beïnvloeding door gedragsbeperkingen, voorbesprekingen, verantwoordlijkstellingen en redundantie. Naast KPI's ontstaan OKR's (Objectives & keyresults) en BKI's (key behavour indicators) die korte cycli van experimenten en snelle groei faciliteren. Selecteer op passie van de ontwikkelaar, commitment, questioning en verbinden.


Organisaties moeten slimmer worden. Interne en externe data verbinden. Budgettering en forecasting dienen strikt gescheiden te worden met beide een geheel andere dynamiek. Waar budgettering in de plan en do fase gepositioneerd moet worden, zit forecasting in de check en act fase. Risicomanagement wordt hierop aangepast en in het boek geoperationaliseerd. (Bedrijfs)procesmanagement dient hierop, met maximaal gebruik van IT, aangepast te worden. Het benodigde leiderschap, de soft controles als managementinstrument en het benodigde verandermanagement worden ieder in een apart hoofdstuk uitgewerkt, evenals de financiële en IT-transformatie. Voor iedereen die met zijn organisatie wil innoveren en zijn management control op orde wil houden, biedt het boek stof tot nadenken en een goede bron van inspiratie om tot de juiste maatregelen te komen.

Deel deze pagina