Een geoefend oog weet waarnaar te kijken

21-11-2017

Als je gezegend bent met veel meters in het adviesvak, dan word je ook steeds beter in het waarnemen en beoordelen van nieuwe situaties. Met honderden ervaringen in meer dan 40 jaar - alweer een nieuwe organisatie, hoe doen ze het hier nu - ontwikkelt zich een klinische blik waar je veel plezier van hebt. Maar wat is nu echt relevant en waar kun je op vertrouwen, dat maakt het verschil tussen leuke anekdotes en serieuze indicatoren.

De eerste indruk

Net zoals bij ontmoetingen tussen mensen, is het bij ontmoetingen met organisaties: de eerste indruk is razendsnel gevestigd en moeilijk weg te poetsen. Des te verwonderlijker is het dat menige organisatie zich weinig gelegen laat liggen aan “hoe men overkomt” op een willekeurige nieuwe bezoeker. De beste parkeerplaatsen met het bordje “directie”, het is maar al te duidelijk hoe daar de verhoudingen liggen. Een telefoon met een nummer op de balie: je weet dat bezoekers als een kostenpost worden beschouwd en dus kan het baliepersoneel worden wegbezuinigd. Een receptioniste die duidelijk nog 5 andere interne klussen heeft te doen en bij Gods gratie jou te woord staat: onze interne proces gaat boven alles en efficiënt zullen we zijn. Dit zijn maar een paar signalen die voor de oplettende bezoeker een wereld vertellen van hoe het er intern aan toe gaat. En nogmaals: als men zich dat realiseert en het bewust zo organiseert: prima. Maar ik denk dat zoiets vaak ergens in de organisatie wordt besloten en dat vervolgens interne en externe signalen over de effecten hiervan niet doordringen.

De echte chef

Als je te maken hebt met de CEO, de directeur, de baas, dan stuit je snel op een ander fenomeen. Velen noemen haar (ja bijna altijd een vrouw) “de echte chef”. Vroeger met de functietitel directiesecretaresse, tegenwoordig veelal met het meer de lading dekkende managementassistant, kortom de mevrouw die op de baas en zijn agenda past: dat is echt een fenomeen. En zij is wat mij betreft schromelijk onderschat zowel in haar belang als in haar invloed. Deze dames zijn cruciaal voor het op niveau functioneren van de directie en daarmee ook voor veel wat zich daarom heen afspeelt. Zij zijn superieur in het regelwerk op de vierkante millimeter, empathisch, snel en met veel gevoel voor verhoudingen.

En zij zijn een zeer betrouwbare graadmeter voor de manier waarop de organisatie functioneert!

Een snelle en adequate diagnose

Ik heb er een gewoonte van gemaakt om zo spoedig als dat kan een intensieve en als het kan vertrouwelijke relatie met deze dames aan te gaan. En daarbij zorgvuldig grenzen bewakend, dat spreekt. Het levert je snel veel kennis op over hoe de dingen in deze organisatie gaan, dus over gewoontes, verhoudingen en gedrag. Het zorgt ervoor dat je misstappen kan voorkomen: met een goeie relatie wordt namelijk ook voor jou gezorgd. En dit lijntje met de managementassistente is je eerste globale diagnose over hoe het functioneren in deze organisatie elkaar zit, de plussen en de minnen en waar de echte obstakels liggen. Horen, zien en zwijgen; nooit over je bronnen reppen. Maar wel je dankbaarheid laten blijken!

Leve de managementassistant en bovengeschetste inzicht maar niet doorvertellen!

Deel deze pagina