Doen wat nodig is, hoe organiseer je dat?

Conferentie 31 januari 2020

1-11-2019

Afwijken van routines als die tot ongewenste uitkomsten leiden. Het lijkt zo voor de hand liggend. En zo logisch dat we willen dat dat gebeurt. Toch is het in de praktijk voor de uitvoerder vaak ongelooflijk moeilijk om dat te organiseren. De professional is wel aan zet, maar bestuurders en managers zullen daarvoor condities moeten creëren. “Doen wat nodig is” stelt hoge eisen aan bestuurders en managers omdat zij naast de bestaande werkpraktijk een tweede, andere werkpraktijk mogelijk moeten maken met andere besturings- en verantwoordingsprincipes en een ander samenspel onderling.

Conferentie Doen wat nodig is

 

Routines zijn handig en belangrijk om veel voorkomende, relatief voorspelbare kwesties vlot en effectief te kunnen afhandelen. Routines zijn vaak het resultaat van ervaring (“wat werkt het beste als…”), vaak evidence based, en zorgen voor voorspelbaarheid. Maar soms is het nodig af te wijken van de routine en vraagt de situatie om maatwerk. Maar ook wat dat dan betekent.

Dat is niks nieuws. Onder verschillende bewoordingen staat het onderwerp al jaren volop in de belangstelling, zeker in het publieke domein: de responsieve overheid, maatwerk, opgavegericht werken, werken volgens de bedoeling in plaats van blindelings doorgaan in “verdraaide organisaties” zoals Wouter Hart ze zo treffend heeft genoemd. Allemaal pogingen om in de context van vaak verregaand gebureaucratiseerde en gestandaardiseerde organisaties te doen wat nodig is.

Inmiddels zijn veel waardevolle inzichten ontwikkeld en ervaringen opgedaan over succesfactoren om te kunnen doen wat nodig is. De professional die geconfronteerd wordt met situaties die om maatwerk vragen staat daarbij meestal centraal. Terecht, maar bestuur en management zijn van doorslaggevende betekenis om te zorgen dat overheidsorganisaties in staat zijn om te doen wat nodig is.

Welke bouwstenen moet je als bestuurder of manager in acht nemen om de organisatie waarvoor jij verantwoordelijk bent zo in te richten dat ‘doen wat nodig is’ vanzelfsprekend wordt? En dat efficiënte routine en effectief maatwerk parallel kunnen functioneren als twee verschillende uitvoeringspraktijken?

In de conferentie Doen wat nodig is - hoe organiseer je dat? verkennen we samen met verantwoordelijke bestuurders en managers een zevental bouwstenen. Bouwstenen die naar ons idee richting kunnen geven aan een praktijk waarbij “doen wat nodig is” beter geborgd is.

Onze keynote sprekers tijdens de conferentie zijn:

  • Mevrouw Liesbeth Spies, burgemeester Alphen aan den Rijn
  • De heer Arre Zuurmond, Ombudsman Metropool Amsterdam

Deelname aan de conferentie kost € 95,- exclusief btw, als bijdrage aan de kosten van locatie en catering. We ontvangen u graag vanaf 9:30 uur. Het programma start om 10:00 uur. We sluiten om 15:00 uur met een borrel. De conferentie vindt plaats op vrijdag 31 januari 2020, bij DUS Utrecht, Sophialaan 1, 3542 AR Utrecht.

 

Bouwstenen voor het organiseren van “doen wat nodig is”

 

Zeven bouwstenen van Doen wat nodig is

 1. Helderheid over ‘de bedoeling’
Gespreksleider Bas van Delden; spreker Eric ten Hulsen (gemeente Amsterdam)
Doen wat nodig is vergt (bestuurlijk) leiderschap: de bedoeling uitdragen, opdracht geven om daarnaar te handelen en bereid zijn daar de condities voor te scheppen. Uitdragen dat wanneer de routines, regels en systemen die prima werken voor de 90% in strijd met de bedoeling uitpakken, daarvan afgeweken mag worden. En mandaat geven om dan - veelal samen met andere organisaties - een passende oplossing te vinden. Hoe geef je dat als bestuurder niet alleen eenmalig maar systematisch vorm?

2. Signaleren wanneer afwijken nodig is
Gespreksleider Marjoka van Doorn; spreker Arre Zuurmond (Ombudsman Metropool Amsterdam)
Hoe organiseer je dat signalen dat het niet goed gaat tijdig herkend en opgepakt worden? Kan dat wel als veel processen gedigitaliseerd zijn? En vervolgens: hoe geef je triage vorm, waar in het proces en welke formule hanteer je daarbij? Met als lastige vragen onder meer: hoe organiseer je dat signalen van buiten de organisatie binnenkomen; hoe integraal kijk je daarbij; wie mag beslissen dat afwijken nodig is? Welke oplossingen kennen we hiervoor?

3. Handelingsruimte creëren voor maatwerk en vakwerk
Gespreksleider Alinda van Bruggen; spreker Jack Kruf (PRIMO)
Hierbij gaat het over het aangeven van ruimte en grenzen voor het ‘doen wat nodig is’: bevoegdheden, middelen en contacten; (helpen ontwikkelen van) repertoire; sturen op competenties; etc. En hoe maak je dit hanteerbaar naast de bestaande gestandaardiseerde routines? Wat kunnen we daarover leren vanuit inzichten rondom ‘high reliability organisation’ over wat bestuurlijk en vanuit het management nodig is om daarvoor ruimte te creëren? Wat zijn de ervaringen en inzichten van deelnemers in hun eigen werkpraktijk?

4. Verantwoording over maatwerk en vakwerk
Gespreksleider Christian van den Berg; sprekers Jan Braam (sociaal domein Zoetermeer) en Judith Oudshoorn (projectleider)
Hierbij gaat het over de vraag hoe je in je verantwoordingssystematiek omgaat met niet-standaard oplossingen: hoe voorkom je dat ‘doen wat nodig is’ aan de achterkant een enorme bureaucratie vraagt of juist te oncontroleerbaar is? Welke verantwoording vraag je als manager of bestuurder van de uitvoering? En hoe verantwoord je als bestuurder het toegepaste maatwerk naar stakeholders en naar de media? Wat kunnen we leren van inspirerende voorbeelden zoals de Zoetermeerse aanpak van procescoördinatie en van de ervaring van de deelnemers? We gaan hierbij onder meer in op vraagstukken als maatwerk-willekeur, precedentwerking, onderscheid rakkers en stakkers en de risico-regelreflex.

5. Vertrouwen creëren
Gespreksleider Marco de Vlaming; spreker An Theunissen (St. Jeugdteams Zuid-Holland)
In deze workshop gaat het over de vraag hoe je als bestuurder en leidinggevende het benodigde vertrouwen creëert: van de professional in zichzelf en zijn team, in zijn organisatie en in de rugdekking van ‘de top’ maar ook omgekeerd!  Daarbij kunnen we gebruik maken van o.m. onderdelen van Semco. Onder welke voorwaarden ben je als bestuurder maar ook als manager bereid om vertrouwen te geven? Hoe kom je tot gedeelde waarden die daarvoor nodig zijn?

6. De politieke en de ambtelijke werkelijkheid verbonden houden
Gespreksleider Harry ter Braak; spreker Coen van der Louw (SVB)
Doen wat nodig is vanuit het perspectief van de burger vraagt ook besef van de verschillende werkelijkheden waarin verwachtingen van de politiek en de ambtelijke organisatie niet zomaar verbonden zijn en blijven. Daarin zul je als bestuurder en als manager moeten zorgen voor extreem stakeholder alignment. Hoe doe je dat? Wie heeft daarbij welke rol? En hoe doe je dat vooral naast de bestaande werkpraktijk?

7. Systeemleren aan de hand van maatwerk
Gespreksleider Paul Geertsema; spreker Maartje Kemme (strategisch beleidsadviseur SVB)
Van situaties waarin afwijken van routines nodig is, valt vaak veel te leren om het systeem te verbeteren. Hoe kun je systeemleren organiseren zonder dat dat een enorme ballast wordt voor de professional (als je voor elke uitzondering een evaluatietraject door moet, werp je daarmee extra barrières op)? Welke inzichten over lerende organisaties kunnen we hier gebruiken? Wanneer moet je hierbij ook uitkijken voor de risicoregelreflex?

 

Naast de 7 bouwstenen-workshops, nog 2 andere workshops.

8. De praktijk: Je hebt genoeg eelt op je voorhoofd nodig
Gespreksleider: volgt.  Spreker: Jan van Oosten (Leger des Heils)
Vanuit zijn ervaring als manager bij het Leger des Heils vertelt Jan van Oosten over de kunst snel praktische oplossingen te bieden in onvoorspelbare situaties. Als je dat niet doet, worden de problemen steeds groter en moeilijker op te lossen. Het vraagt veel creativiteit om ‘binnen de lijnen’ oplossingen te realiseren. De kunst is de grote lijnen te zien, de omgeving goed in beeld te hebben en niet klein te denken maar wel klein te doen. Als je kaders schept krijg je blinde vlekken, maar kun je ook ruimte zien. Dat vraagt veel drive, moed en doorzettingsvermogen en je niet laten weerhouden door oppervlakkige excuses. 

9. Aan de slag met vraagstukken van deelnemers
Gespreksleider: Frank Tromp
In deze workshop gaan de deelnemers zelf samen aan de slag met door hen ingebrachte vraagstukken waarin bestaande procedures, regels en systemen in de praktijk leiden tot ongewenste resultaten. Daarbij wordt de collectieve ervaring en kennis van de groep aangeboord om nieuwe inzichten te krijgen op de oorzaken en de mogelijke oplossingen. Het vraagstuk wordt van alle kanten belicht om duidelijk te krijgen ‘wat nodig is’, welke blokkades optreden om dit te doen en welke voorwaarden nodig zijn voor realisatie van maatwerkoplossingen die wel tot het gewenste resultaat kunnen leiden.

 

Conferentie Doen wat nodig is