Doen wat nodig is, hoe organiseer je dat?

Conferentie 31 januari 2020

31-10-2019

Afwijken van routines als die tot ongewenste uitkomsten leiden. Het lijkt zo voor de hand liggend. En zo logisch dat we willen dat dat gebeurt. Toch is het in de praktijk voor de uitvoerder vaak ongelooflijk moeilijk om dat te organiseren. De professional is wel aan zet, maar bestuurders en managers zullen daarvoor condities moeten creëren. “Doen wat nodig is” stelt hoge eisen aan bestuurders en managers omdat zij naast de bestaande werkpraktijk en tweede, andere werkpraktijk mogelijk moeten maken met andere besturings- en verantwoordingsprincipes en een ander samenspel onderling.

Routines zijn handig en belangrijk om veel voorkomende, relatief voorspelbare kwesties vlot en effectief te kunnen afhandelen. Routines zijn vaak het resultaat van ervaring (“wat werkt het beste als…”), vaak evidence based, en zorgen voor voorspelbaarheid. Maar soms is het nodig af te wijken van de routine en vraagt de situatie om maatwerk. Maar ook wat dat dan betekent.

Dat is niks nieuws. Onder verschillende bewoordingen staat het onderwerp al jaren volop in de belangstelling, zeker in het publieke domein: de responsieve overheid, maatwerk, opgavegericht werken, werken volgens de bedoeling in plaats van blindelings doorgaan in “verdraaide organisaties” zoals Wouter Hart ze zo treffend heeft genoemd. Allemaal pogingen om in de context van vaak verregaand gebureaucratiseerde en gestandaardiseerde organisaties te doen wat nodig is.

Inmiddels zijn veel waardevolle inzichten ontwikkeld en ervaringen opgedaan over succesfactoren om te kunnen doen wat nodig is. De professional die geconfronteerd wordt met situaties die om maatwerk vragen staat daarbij meestal centraal. Terecht, maar bestuur en management zijn van doorslaggevende betekenis om te zorgen dat overheidsorganisaties in staat zijn om te doen wat nodig is.

Welke bouwstenen moet je als bestuurder of manager in acht nemen om de organisatie waarvoor jij verantwoordelijk bent zo in te richten dat ‘doen wat nodig is’ vanzelfsprekend wordt? En dat efficiënte routine en effectief maatwerk parallel kunnen functioneren als twee verschillende uitvoeringspraktijken?

In de conferentie Doen wat nodig is - hoe organiseer je dat? verkennen we samen met verantwoordelijke bestuurders en managers een zevental bouwstenen. Bouwstenen die naar ons idee richting kunnen geven aan een praktijk waarbij “doen wat nodig is” beter geborgd is.

Onze keynote sprekers tijdens de conferentie zijn:

  • Mevrouw Liesbeth Spies, burgemeester Alphen aan den Rijn
  • De heer Arre Zuurmond, Ombudsman Metropool Amsterdam

Deelname aan de conferentie kost € 95,- exclusief btw, als bijdrage aan de kosten van locatie en catering. We ontvangen u graag vanaf 9:30 uur. Het inhoudelijke programma start om 10:00 uur en duurt tot 15.00 uur. We sluiten af met een borrel tot 15.30. De conferentie vindt plaats bij DUS Utrecht, Sophialaan 1, 3542 AR Utrecht.

 

U kunt zich hier opgeven.

 

 

Bouwstenen voor het organiseren van “doen wat nodig is”

 

Bouwstenen Van Doen Wat Nodig Is

 

1. Helderheid over ‘de bedoeling’

Hierbij gaat het over bestuurlijk leiderschap.Het bestuur moet de bedoeling onderschrijven, er de opdracht toe geven om ernaar te handelen en bereid zijn daar de condities voor te scheppen. Inclusief het opschorten van routines, regels en systemen die prima werken voor de 90% maar niet voor deze opgave. En daarvoor in de plaats stellen mandaat om – veelal samen met andere organisaties - een passende oplossing te vinden. Hoe geef je dat als bestuurder niet alleen eenmalig maar systematisch vorm? 

2. Signaleren wanneer routine niet werkt / wanneer afwijken nodig is

Hierbij gaat het over het organiseren dat signalen dat het niet goed gaat tijdig herkend en opgepakt worden. En vervolgens: hoe geef je triage vorm, waar in het proces en welke formule hanteer je daarbij? Met als lastige vragen onder meer: hoe organiseer je dat signalen van buiten de organisatie binnenkomen; hoe integraal kijk je daarbij; wie mag beslissen dat afwijken nodig is? Welke oplossingen kennen we hiervoor?

3. Handelingsruimte creëren voor maatwerk en vakwerk

Hierbij gaat het over het aangeven van ruimte en grenzen voor het ‘doen wat nodig is’: bevoegdheden, middelen en contacten; (helpen ontwikkelen van) repertoire; sturen op competenties; etc. Wat kunnen we daarover leren van de ervaringen van inspirerende voorbeelden en voorlopers over wat bestuurlijk en vanuit het management nodig is om daarvoor ruimte te creëren? En hoe maak je dit hanteerbaar naast de bestaande werkpraktijk?

4. Verantwoording over maatwerk/vakwerk

Hierbij gaat het over de vraag hoe je in je verantwoordingssystematiek omgaat met niet-standaard oplossingen: hoe voorkom je dat ‘doen wat nodig is’ aan de achterkant een enorme bureaucratie vraagt of juist te oncontroleerbaar is? Welke verantwoording vraag je als manager of bestuurder van de uitvoering? En hoe verantwoord je als bestuurder het toegepaste maatwerk naar stakeholders en naar de media? We gaan hierbij onder meer in op vraagstukken als maatwerk-willekeur, precedentwerking, onderscheid rakkers en stakkers en we maken gebruik van inzichten rondom risicomanagement.

5. Vertrouwen creëren

Hierbij gaat het over de vraag hoe je als bestuurder en leidinggevende het benodigde vertrouwen creëert: van de professional in zichzelf en zijn team, in zijn organisatie en in de rugdekking van ‘de top’ maar ook omgekeerd!  Daarbij kunnen we gebruik maken van o.m. onderdelen van Semco. Onder welke voorwaarden ben je als bestuurder maar ook als manager bereid om vertrouwen te geven? Hoe kom je tot gedeelde waarden die daarvoor nodig zijn?

6. De politieke en de ambtelijke werkelijkheid verbonden houden

Doen wat nodig is vanuit het perspectief van de burger vraagt ook besef van de verschillende werkelijkheden waarin verwachtingen van de politiek en de ambtelijke organisatie niet zomaar verbonden zijn en blijven. Daarin zul je als bestuurder en als manager moeten zorgen voor extreem stakeholder alignment. Hoe doe je dat? Wie heeft daarbij welke rol? En hoe doe je dat vooral naast de bestaande werkpraktijk?

7. Systeemleren aan de hand van maatwerk

Hierbij gaat het over de vraag hoe je systeemleren zo kunt organiseren dat  dat niet een enorme ballast wordt voor de professional die ‘doet wat nodig is’ (als je voor elke uitzondering een evaluatietraject door moet, werp je daarmee extra barrieres op), maar wel zorgt dat zinvolle systeemverbeteringen plaatsvinden. Welke inzichten over lerende organisaties kunnen we hier gebruiken? Wanneer moet je hierbij ook uitkijken voor de risicoregelreflex?