Projectmatig werken als changetool voor HR organisatie ASML

Het vraagstuk is van alle tijden: hoe verbeter je als HR afdeling je klantgerichtheid. Of beter nog: hoe zorg je ervoor dat stakeholders zich herkennen in wat je doet. Met hulp van WagenaarHoes probeert de HR organisatie van markleider ASML een antwoord te vinden op deze vraag. Projectmatig werken neemt daarbij een prominente plaats in.

HR professionals hebben nogal eens de neiging om “in splendid isolation” te bedenken wat goed is voor de mensheid. Niet weinig HR afdelingen bestoken hun organisatie goedbedoelend met nieuw beleid en geavanceerde tools, zonder zich af te vragen of hier werkelijk behoefte aan bestaat. Gevolg van deze praktijk is een verwijdering tussen business en support en (in het ergste geval) een geisoleerde positie van HR. ASML’s HR organisatie erkende dit gevaar en besloot eind 2007 om interviews te gaan houden met zijn belangrijkste interne klanten. Waar het bij deze interviews om ging was om te achterhalen wat de business concreet van HR verwacht en wat de belangrijkste issues zijn voor de komende jaren. En om duidelijk te maken dat HR activiteiten in de toekomst hun oorsprong zullen vinden in de behoefte van de business. Een statement dat op zichzelf al verfrissend is. De resultaten van de interviews zijn verwerkt in een veranderplan, met als kern de transitie “ van push naar pull” (begrijp je klanten, weet wat er speelt en doe uitsluitend dingen die waarde toevoegen aan de business). Vanzelfsprekend heeft niet HR, maar de klant het laatste woord gehad over dit veranderplan.

Papier is echter geduldig en zoals alle veranderingen staat of valt ook deze transitie niet met de kwaliteit van het plan, maar met het antwoord op de “hoe vraag”. Hoe krijg je voor elkaar dat doorgewinterde HR managers en experts een andere rolopvatting ontwikkelen en op een andere manier gaan (samen)werken? Door een setting te creëren die zó dwingend is dat zelfs de meest autonome professional zich hier niet aan onttrekken, luidt het antwoord. Door een organisatievorm te kiezen die silovorming tegengaat en door de belangrijkste HR activiteiten onder te brengen in een projectstructuur die vraaggerichtheid, transparantie, focus en het delen van kennis en ervaring van nature in zich draagt. Projectmatig werken dus als vehikel om de gestelde veranderdoelen te realiseren. Een manier van werken die ASML overigens eigen is, waardoor HR dezelfde taal leert spreken als zijn klanten. Dit laatste betekent: zorgen voor duidelijkheid over de probleemstelling, scope, projectleiding, accountabilities, deliverables en KPI’s, risico-analyses en de planning. Alles kortom wat bij het werken in projecten hoort. En bovenal: voor de gehele ASML gemeenschap zichtbaar maken waar je als HR organisatie je mee bezig bent.

Op basis van de interviews met stakeholders en de actualiteit van dit moment zijn vijf kernthema’s benoemd. Binnen deze thema’s zijn meer dan vijftig afzonderlijke projecten gedefinieerd, waarbij strategische onderwerpen hand in hand gaan met operationele uitdagingen. Al deze projecten zijn volgens de vaste ASML methodiek voorbereid, waarbij HR professionals dezelfde training hebben gekregen als de projectmanagers in de business. Ook in de review-structuur speelt de business een doorslaggevende rol, zodat niet HR maar de klant aangeeft of een project succesvol verloopt of niet.

Te oordelen naar de eerste resultaten, is projectmatig werken een effectief middel om de klantfocus van een HR organisatie te versterken. In combinatie met een aantal eenvoudige organisatorische aanpassingen, is het een krachtige manier om de werkelijkheid van HR professionals zodanig te veranderen dat ze als vanzelf de klantbehoefte leidend maken in hun doen en laten.

ASML is wereldwijd de grootste leverancier van lithografische systemen voor de semiconductor industrie.