Gezamenlijke bedrijfsvoering

Wat zijn nu concreet de ‘baten’ en ‘lasten’ van samenwerking?

De concrete baten en lasten zijn het gemakkelijkst te vatten in termen als efficiency, vermindering van de kwetsbaarheid en het verbeteren van de kwaliteit. Het oogmerk van de meeste samenwerkingsverbanden is een combinatie van verbetering op deze drie punten. Vaak verschilt het accent van partner tot partner. Voor de één is efficiency de belangrijkste opbrengst, terwijl voor een ander het verminderen van kwetsbaarheid het belangrijkst is.

Dit soort baten zijn echter vaak niet direct in te boeken. Er gaat een lange periode van investeren aan vooraf. Dat zou je de "eenmalige lasten" kunnen noemen: de kosten en tijdsbesteding die gepaard gaan met het bedenken en bespreken hoe de samenwerken moet gaan werken.

Maar ook als de samenwerking op de rails staat, gaat er tijd en energie zitten in zaken als overleg en het zorgen dat de verhoudingen goed blijven. Deze lasten worden vooraf nogal eens onderschat. Het is dus heel goed van te voren kritisch te kijken naar de baten en lasten!

Hoe organiseer je verdergaande intergemeentelijke samenwerking op een manier zonder grote overhead en bijkomende sturingsproblemen te creëren?

Samenwerken betekent vooral durven loslaten. Vertrouwen in wat is afgesproken en volledige openheid over de verwachte voor- en nadelen. Gun elkaar iets en heb vertrouwen in elkaar. Als die basis er is, dan is het mogelijk om zaken praktisch te regelen en te voorkomen dat overal tot in detail afspraken en verrekeningen moeten worden gemaakt.

In de samenwerking tussen Ten Boer en Groningen wordt gewerkt vanuit het adagium "Het moet Ten Boer iets opleveren en het mag Groningen niks kosten" Dit geeft ruimte om zaken op hoofdlijnen vast te leggen. Op concernniveau zijn afspraken gemaakt over uren en tarief. Daarmee is een simpele verrekensystematiek ingevoerd die voorkomt dat met elke betrokken dienst (6) separate afspraken gemaakt moeten worden. .

In mijn gemeente staan we aan de vooravond van een intensief samenwerkingstraject met meerdere gemeenten. We vinden het lastig te bepalen hoeveel tijd we voor de voorbereiding van de samenwerking moeten uittrekken. Welke zaken moeten een rol spelen om dat te bepalen?

Er is geen standaard antwoord op deze vraag te geven. De duur van de nodige voorbereidingen is afhankelijk van diverse aspecten, bijvoorbeeld de huidige relatie tussen potentiële samenwerkingspartners, de mate waarin gaat worden samengewerkt en het urgentiebesef bij betrokkenen. In de voorbereiding moet in ieder geval de volgende vragen aan de orde komen:

Beleid

• Op welke terreinen (beleid / uitvoering / bedrijfsvoering) gaan de gemeenten samenwerken?
• Is er op de verschillende niveaus voldoende draagvlak voor de samenwerking?
• Liggen er al afspraken over kwaliteit en kwantiteit van te leveren diensten?

Organisatie

• In hoeverre wordt er nu al samengewerkt?
• Hebben de gemeenten een vergelijkbare ambtelijke en bestuurlijke cultuur en structuur?
• Voor welke organisatievorm wordt er gekozen voor de samenwerking? Denk aan uitbesteden aan elkaar, samenwerken in één ambtelijke organisatie, thematisch samenwerken, etc.
• Hoe wordt deze samenwerkingsvorm nader uitgewerkt?
• Wat zijn daarbij de baten en de lasten?

Verandering

• Wat moet er gedaan worden om de nieuwe samenwerking te realiseren? Welke stappen moeten er worden gezet? Met andere woorden: hoe gaat de implementatie van de samenwerking verlopen?
• Hoe worden de verschillende (interne) partijen bij het traject betrokken?

Praktijkvoorbeeld

In Ten Boer is ruim een jaar gebruikt voor het verkennen van de diverse opties en aan de hand daarvan te komen tot het huidige samenwerkingsmodel met gemeente Groningen. Vervolgens is twee jaar gewerkt om dit model te implementeren. In deze samenwerking ging het om het uitbesteden van (nagenoeg) alle taken aan de samenwerkingspartner. Dat heeft de tijdsduur voor de realisatie van de samenwerking wel beïnvloed.

Ik ben raadslid in een kleine gemeente die nadenkt of een Ten Boer of BEL-achtige constructie mogelijk is. Ik heb hier wel bedenkingen bij. Het lijkt me vreemd als de organisatie zo op afstand staat. Ik heb namelijk ook goede contacten met de organisatie nu en weet mijn weg wel te vinden. Ik ben benieuwd naar hoe dit nu loopt in Ten Boer en in de BEL-gemeenten. Voelen de raadsleden zich nog wel goed bediend?

Uiteindelijk is het de vraag of de raadsleden goed geholpen worden hun functie uit te oefenen en of de burger krijgt waar hij recht op heeft. Daartoe zijn goede gegevens en kwalitatief goed werk nodig van de mensen die dat uitvoeren. Vaak wordt het beeld opgeroepen dat de eigen mensen altijd beter waren dan die anderen (wie dat dan ook waren). Maar dat is zeker niet altijd het geval. Veel opgaven vereisen tegenwoordig specialismen, die kleinere gemeenten niet meer structureel zelf kunnen hebben. Door samenwerking met andere (grotere) gemeenten kunnen deze opgaven wel worden gerealiseerd.

Soms ook heerst het idee dat door samenwerking een vierde macht ontstaat. Maar dit valt wel mee als het bestuur gewoon stevig in haar zadel zit. Het gaat er om of er duurzaam toegewijde ambtelijke capaciteit beschikbaar is van het goede niveau.

Hieronder komen twee fractievoorzitters van de gemeente raad Ten Boer, die hun reactie op bovenstaande vraag geven.

Antwoorden uit de praktijk

Fractievoorzitter CU gemeenteraad Ten Boer:
In de functie van raadslid heb ik het hele proces meegemaakt. Ik kan mij voorstellen dat het moeilijk is te begrijpen dat het goed lukt om het raadswerk te doen met een organisatie op afstand. Dat was inderdaad wennen.

In Ten Boer bestaat de organisatie nu uit de Raad, B&W, de gemeentesecretaris, de raadsgriffier en de beleidsregisseurs. Daarnaast zijn er nog enkele kleine afdelingen in Ten Boer met eigen mensen zoals bestuurlijke en juridische zaken en bestuurs- en managementondersteuning. De afdeling Burgerzaken wordt op het gemeentehuis van Ten Boer bemenst door Groninger ambtenaren. Contact met uitvoerende medewerkers is veel minder geworden. Vragen kun je wel kwijt, maar dan eigenlijk gewoon via de griffier. Tot nu toe konden alle vragen die ik persoonlijk had door de griffier of door de beleidsadviseurs worden beantwoord.

Het was wel wennen met name omdat dingen veel langer duren. Maar dat is een kwestie van goed plannen. Vroeger werden dingen vaak uitgesteld, omdat er geen mensen beschikbaar waren door ziekte, verlof, studie enz. De organisatie is nu veel minder kwetsbaar. En het leuke is dat er een wisselwerking is:

• Groningen leert van de voormalige Ten Boerster medewerkers die gewend waren problemen met een brede visie te bezien.
• Van Groningers kun je leren een spade dieper te steken. Persoonlijk sta ik nog steeds voluit achter het besluit tot samenwerking.

Dit besluit is in kleine stapjes tot stand gekomen. Het is raadsbreed gedragen. Uiteraard waren er veel problemen, die opgelost moesten worden. Met name het personele aspect speelde bij mij in ieder geval een belangrijke rol. Maar ook dat is in openheid en uiteindelijk tot ieders tevredenheid opgelost. Kortom ik voel mij zeer goed bediend.”

Fractievoorzitter CDA gemeenteraad Ten Boer
Vanaf april 2006 zit ik in de gemeenteraad en heb dus het gehele proces niet meegemaakt. U kunt mij beschouwen als een lifter die, toen de trein voorbijkwam, opstapte en mee mocht denken en ontwikkelen.

Hoe werkt het model Ten Boer? Kort gezegd komt het erop neer dat Ten Boer zelfstandige gemeente blijft dat haar eigen beleid bepaalt. De uitvoering van een groot aantal taken is echter uitbesteed aan Groningen (stad). Als grote gemeente heeft het veel gespecialiseerde kennis in huis. Welke gevolgen heeft dit voor de raad? Op zich heeft het nauwelijks veranderingen met zich meegebracht. De stukken zien er wat beter uit (meer gespecialiseerde kennis). Voordat je echter toegang hebt tot die kennis moet je in een grotere gemeente wel een langere weg afleggen. Persoonlijk heb ik daar geen moeite mee, omdat ik ook in een grote organisatie werkzaam ben.

Voor mij komt daar nog bij dat ik de vorige situatie nauwelijks als beginnend raadslid heb meegemaakt. Veel zaken gaan via de griffier. In grote lijnen zijn wij als CDA fractie tevreden. Wij vinden dat er met dit model een goede keuze is gemaakt. Het model is de beste manier om onze ambities als gemeente en raad te realiseren. En Groningen leert ook van dit proces. Natuurlijk loopt niet altijd alles soepel. Doch naar mijn mening is dit een kwestie van tijd.

Mijn gemeente gaat diensten leveren aan een andere kleinere gemeente op het gebied van burgerzaken en misschien zelfs voor beleidsontwikkeling. Wie heeft voorbeelden van verrekenmodellen om de dienstverlening onderling te kunnen afrekenen?

Bij de verrekening van kosten gaat het ten eerste om de vraag welk principe er wordt gehanteerd bij de kostentoedeling. Men kan de kosten bijvoorbeeld verdelen naar rato van het aantal inwoners, het aantal afgenomen producten of het aantal afgenomen uren of een mengvorm van deze drie.

Daarnaast is het van belang vanuit welk perspectief de gemeente die werkzaamheden voor een ander gaat uitvoeren en de reden om als opdrachtnemende gemeente hieraan mee te werken. Wat wil je als de gemeente hiermee. De antwoorden op deze vragen zijn medebepalend voor de prijs die de gemeente doorberekend aan de andere gemeente.

Voor de bepaling van de prijs is het in ieder geval belangrijk of de gemeente 'winst' wil maken of dat het voldoende is de eigen kosten te dekken? En hoe er met de eigen overheadkosten wordt omgegaan.