Gemeenten Dalfsen, Staphorst en Zwartewaterland

Achtergrondinformatie

Vanaf 2001 werken de gemeenten Dalfsen, Staphorst en Zwartewaterland met de gemeenten Olst-Wijhe, Ommen, Raalte (de DOORSZ-gemeenten) op projectmatige basis op ICT-gebied met elkaar samen. Het streven van deze samenwerking is kwaliteitsverbetering, vermindering van de kwetsbaarheid en het realiseren van een kostenbesparing (de zogenaamde 3K’s).

In de afgelopen jaren is het ontbreken van een gezamenlijk doel en een duidelijke sturing hierop als een belemmering ervaren voor de voortgang van de samenwerking. Op ons advies hebben de gemeenten Dalfsen, Staphorst en Zwartewaterland besloten de samenwerking op ICT-gebied te intensiveren door een gezamenlijke ICT-pool te vormen, als eerste stap naar een shared service centrum ICT over ongeveer twee jaar.

De gemeente Ommen doet hieraan niet mee en gaat op zoek naar een eigen oplossing. De gemeenten Raalte en Olst-Wijhe gaan op ICT-gebied samenwerken met Deventer.

Omschrijving project

Om de verder samenwerking vorm en inhoud te geven is een project gestart, bestaande uit drie fasen:

1. Voorbereidingsfase
2. Opbouwfase
3. Definitieve situatie

In de eerste fase is, samen met de I&A-afdelingen van de drie gemeenten, de verdere invulling van de ICT-pool uitgedacht. Globaal ziet de ICT-pool er als volgt uit:

• Alle ICT-medewerkers blijven formeel in dienst bij hun eigen gemeente, maar werken functioneel vanuit de ICT-pool. De dagelijks leiding van de ICT-pool is in handen van een poolmanager. 
• De ICT-pool voert de ICT-werkzaamheden voor de drie gemeenten uit. In een dienstverleningsovereenkomst worden afspraken vastgelegd over onder welke condities en voorwaarden en op welk serviceniveau de ICT-werkzaamheden worden verricht. 
• De hardware van de drie gemeenten wordt in één serverruimte onder gebracht en gezamenlijk beheerd. Stapsgewijs wordt de software hierop overgebracht. Nieuwe software of vervanging van de oude software wordt vanaf nu gezamenlijk door de drie gemeenten aangeschaft en centraal geïnstalleerd.

In het najaar van 2009 is een definitief besluit genomen door de drie College’s van B&W te laten nemen over de invulling van de ICT-samenwerking. In het verlengde hiervan heeft op 18 januari 2010 de feestelijke ondertekening van het convenant door bestuurders en gemeentesecretarissen  plaatsgevonden (zie het persbericht).

Na positieve besluitvorming wordt zo spoedig mogelijk gestart met de opbouwfase. In de opbouwfase, die maximaal twee jaar duurt, wordt gestart met de ICT-pool, conform de uitwerking van de voorbereidingsfase. Gedurende de opbouwfase wordt de ICT-pool geëvalueerd en waar nodig aangepast. Afhankelijk van de uitkomsten van de evaluatie wordt aan het eind van de opbouwfase de ICT-samenwerking tussen de drie gemeenten definitief gemaakt, door de oprichting van een SSC ICT.

Bijdrage WagenaarHoes

Vanaf januari 2009 is één van onze adviseurs als kwartiermaker aangesteld. Zij coördineert de uitwerking van de ICT-samenwerking en adviseert de stuurgroep over de voortgang van het project.

Reacties van de klant

Herman Zwart, secretaris-directeur van de gemeente Dalfsen: "Pauline is een ervaren en deskundig adviseur, waarmee ik het laatste jaar intensief ben opgetrokken op het gebied van intergemeentelijke samenwerking. Naast vakkennis heeft Pauline een absolute kwaliteit: ze heeft het vermogen om mensen en steandpunten bij elkaar te brengen en te houden, en dus draagvlak te creëren in soms complexe dossiers. Het is goed en prettig werken met Pauline."